Kerangka Acuan Kerja Sistem Pergudangan Online pada PT Mitra Amanah Computindo

A. Latar Belakang

PT Mitra Amanah Computindo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalan persewaan peralatan tangga - tangga besi (Scaffolding) untuk mendukung pembangunan, perbaikan maupun renovasi Rumah - rumah dan Gedung - gedung. setidaknya ada 18 jenis item barang yang direntalkan oleh PT Mitra Amanah Computindo, Seperti Pipe Support (TS-70, TS-90), Main Frame (t-190, t-170), Stair, Cat Walk, Jack Base (t-60, t-40), U-Head (t-60, t-40), Cross Brace (p-200, p-193), Join Pin, Leader Frame (90, 60), Swimple Clamp, Horry Beam dan Pipe 6 meter. mengingat banyaknya item yang harus dikelola oleh bagian pergudangan (Inventory), berkaitan dengan keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian, penambahan Item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu kiranya dibuat sistem kontrol barang "On-line" sehingga kondisi baru (terakhir) mulai dari jumlah barang tersisa, jumlah barang tersewa, jumlah barang rusak maupun tambahan barang baru bisa diketaui secara cepat dan akurat. 

B. Maksud dan Tujuan

1. Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem Gudang On-Line yang memiliki fitur-fitur standar seperti menambah barang, menghapus barang, menampilkan inventarisasi barang dan pembuatan laporan dan sebagainya.
2. Memudahkan pekerjaan administrator gudang, karena bisa mendapatkan informasi barang secara cepat dan akurat..
3. Memudahkan pekerjaan up-date barang, karena ada penambahan barang baru  dan pengurangan barang akibat rusak maupun hilang. 

C. Sasaran

Pemilik dan pegawai pergudangan dapat mendata barang-barang secara online sehingga tidak lagi harus membutuhkan banyak kertas dan buku

D. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Gudang Online PT. Mitra Amanah Computindo

E. Sumber Pendanaan

Sumber pendanaan dari perusahaan PT. Mitra Amanah Computindo untuk pembuatan aplikasi gudang onlnie adalah sebesar Rp. 500.000.000,00

F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan

• Mengingat kendala berbagai macam media penyimpanan (storage), kinerja (performance) dan waktu responnya (time response), Master File Barang yang sudah ada tidak akan digunakan dalam  sistem on-line yang baru. Namun sistem lama tersebut masih dipakai dalam Batch Interface. Sebagai gantinya, beberapa bagian file tersebut disimpan dalam File Pilihan Barang.
• Pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan Barang.
• Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke Master File Barang dan mengontrol suatu perhitungan record terakhir.
•  Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat daftar barang persediaan dan yang dipesan.  Laporan Kontrol Pilihan juga bisa diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat transaksi bisnis yang terjadi
1. Lokasi Kegiatan
• Tempat Penelitian            : PT. Rahayu  Scaffoldings
  Alamat                                 : Jl. Karadenan – Bogor
2. Fasilitas
• Pengguna Jasa
• Konsulitasi kebutuhan
• Ikut dilibatkan pengembangan
• Penyedia Jasa
• Dokumentasi dan laporan mingguan
3. Alih Pengetahuan
• Training
• Konsultasi

G. Metodologi

1. Metodologi Penelitian

          Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat lunak “Sistem Gudang On-Line” pada PT. Rahayu Scaffoldings

2. Tahap Penelitian

3. Studi Kelayakan (feasibility study)

         Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di PT. Rahayu Scaffoldings, mengidentifikasi  fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara pasti.

4. Desain Fungsi (Design Function)

       Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context  Diagram, Data Flow Diagram (DFD),  desain file, desain tabel,  relasi tabel dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

5. Pemrograman (Programming)

      Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Jumlah bariscoding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak yang dibuat.

6.  Pengujian (Testing)

       Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan. 

7. Pelatihan (Training)

      Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih  user atau operator PT. Rahayu Scaffoldings yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat.  Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna di kemudian hari.   

8. Pemeliharan (Maintenance)

     Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

9. Dokumentasi (Dokumentation)

     Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat  kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb. 

H. Jangka Waktu Pelaksanaan

Waktu Penelitian              : Agustus 2013 – Oktober 2013

I. Kualifikasi

1. Bersedia tidak menyebarluaskan data yang bersifat pribadi.
2. Berkomitmen terhadap pekerjaan.
3. Menggunakan metode yang baik.

J. Tenaga Ahli

Demi menunjang keberlangsungan pengembangan, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut.

1. Team Leader (1 orang)
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika
2. Web Engineer (2 orang)
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika, dengan minimal pengalaman kerja selama 1 tahun.
3. Trainer
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika.
4. Dokumentator
• Berpendidikan minimal S1 Teknik Informatika.

K. Keluaran

Keluaran yang dihasilkan adalah berupa sebuah aplikasi gudang online serta dokumentasi penunjang untuk memudahkan perawatan serta penggunaan aplikasi.

L. Pelaporan

1. Laporan Pendahuluan
• Rencana kerja
• Jadwal kegiatan
• Estimasi waktu selesai sebelum deadline
2. Laporan Interim
• Hasil yang sudah dicapai
• Masalah pelaksanaan dan solusi
• Rencana baru selanjutnya
3. Laporan Akhir
• Laporan mingguan
• Keluaran proyek
4. Laporan mingguan pada pertemuan rutin

Sumber : http://shomadcoy.blogspot.co.id/2014/01/proposal-proyek-perangkat-lunak-sistem.html

Pengenalan Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Pengertian Manajemen Perangkat Lunak

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara konkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan ala-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelola dan kerja sama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

Jenis proyek dapat dikelompokkan dilihat dari komponen utamanya sebagai berikut :

• Proyek Engineering-Konstruksi. Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi, Contoh proyek ini adalah pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri.
• Proyek Engineering-Manufaktur. Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Jadi, produk tersebut adalah hasil usaha kegiatan proyek. Kegiatan utamanya meliputi: desain engineering, pengembangan produk (product development), manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan.
• Proyek Penelitian dan Pengembangan. Jenis proyek ini bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar proses akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubah-ubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya.
• Proyek Pelayanan Manajemen. Kegiatan utama jenis proyek ini adalah merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak ataupun perangkat keras, merancang program efisiensi dan penghematan, serta melakukan divertifikasi, penggabungan dan pengambil alihan.
• Proyek Kapital. Proyek kapital meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan (mesin-mesin), manufaktur (pabrikasi), dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi.
• Proyek Radio-Telekomunikasi. Proyek ini dimaksudkan untuk membangun jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya yang relatif kecil.
• Proyek Konservasi Bio-Diversity. Proyek ini berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Salah satu pendekatan yang terkenal adalah aplikasi system IPAS (lntegrated Prosected Area System) yaitu menentukan daerah yang di lindungi.

Contoh Proyek

Sistem Pergudangan On-Line pada PT Mitra Amanah Computindo

Batasan Masalah

sebenarnya sudah memiliki sistem Inventory yang belum On-line. Namun seiring dengan perkembangan bisnisnya yang kian maju, menyebabkan volume transaksi bisnisnya kian meningkat, sehingga pihak pemilik (Owner) memandang perlu untuk mengubah sistem inventory yang ada menjadi sistem yang bersifat "On-line" dengan kemampuan sebagai berikut :

• Mendapatkan Laporan (Report) yang dikehendaki secara On-line.
• Menampilkan inventaris Barang - barang secara On-line.
• Menampilkan Deskripsi Barang - barang secara On-line.
• File Maintenance secara On-line.

Gambar 1. Diagram Alir Sistem Gudang On- Line   
                                                                     
    Dalam sistem gudang on-line yang akan dibuat, pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan Barang. 

    Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke master dan mengontrol suatu perhitungan record terakhir. Suatu Laporan Inventory Barang bisa disajikan dalam sistem gudang on-line ini.  Laporan ini bisa diminta melalui terminal  operator. 

   Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat daftar barang persediaan dan yang dipesan.  Laporan Kontrol Pilihan juga bisa diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat transaksi bisnis yang terjadi. Laporan ini terdiri dari bagian rincian dan ringkasan. Bagian rincian berisi penambahan barang, penghapusan barang dan jumlah permintaan yang salah. Sedangkan bagian ringkasan berisi rekapitulasi jumlah barang yang ditambahkan maupun dihapus,  laporan ukuran dan status terakhirnya.  

Jadwal Penelitian

No	Kegiatan	Agustus				September				Oktober
		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1	Studi Kelayakan
2	Desain Fungsi
3	Pemrograman
4	Pengujian
5	Pelatihan
6	Pemeliharaan
7	Dokumentasi

Anggaran Biaya

No.	Rincian Biaya	Jumlah (Rp)
1	Studi Kelayakan	Rp 125.000.000,-
2	Desain Fungsi	Rp 200.000.000,-
3	Pemrograman	Rp 500.000.000,-
4	Pengujian	Rp 100.000.000,-
5	Pelatihan	Rp 150.000.000,-
6	Pemeliharaan	Rp 290.000.000,-
7	Dokumentasi	Rp 300.000.000,- Rp 1.665.000.000,-

-http://wisatapikiran.blogspot.co.id/2013/03/manajemen-proyek-perangkat-lunak.html
-https://tyofabfour.wordpress.com/2013/01/29/manajemen-proyek-pembuatan-software-sistem-keamanan-perbankan-dengan-my-sql/
-http://shomadcoy.blogspot.co.id/2014/01/proposal-proyek-perangkat-lunak-sistem.html
-Direktori file UPI - pdf
http://file.upi.edu/Direktori/FPMIPA/PRODI._ILMU_KOMPUTER/WAHYUDIN/MANAJEMEN_PROYEK_PERANGKAT_LUNAK.pdf